Strategisch geplant, flexibel verändert
Wer weiss, wohin er geht, sieht die Veränderung als den Weg dorthin und nicht als eine Störung. Die meisten Leute sind sich einig, dass heutzutage die Veränderungszyklen immer schneller werden und der Markt hohe Ansprüche an die Flexibilität von Unternehmen stellt. Firmen, die sich nicht an die veränderten Bedürfnisse von Kunden anpassen, laufen Gefahr, eines Tages zu verschwinden. Eine intelligent umgesetzte Transformation lässt Unternehmen Wettbewerbsvorteile und gleichzeitig flexible Organisationsstrukturen schaffen.
Für ein Start-up ist Veränderung tägliches Geschäft, weil beim Aufbau einer Firma das Produkt oder die Dienstleistung stetig auf die Kundenbedürfnisse abgestimmt wird und sich die Gründer als Team entwickeln müssen. Mit dem Wachstum und der anschliessenden Reifephase eines Unternehmens nimmt diese Veränderungsbereitschaft langsam ab, weil der Fokus zunehmend auf der Effizienz der Betriebsabläufe liegt. Mit der Zeit braucht es immer mehr Aufwand, um kleinste Effizienzsteigerungen zu ermöglichen. Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte einer erfolgreichen Transformation erläutert.
Das richtige Mass an Transformation
Für Unternehmen, die sich den sich wandelnden Kundenbedürfnissen nicht anpassen, ist das Risiko hoch, dass sich ihre Kunden bald nach einem neuen Produkt umsehen, das ihren Ansprüchen besser gerecht wird. Das heisst, Stehenbleiben ist keine Option. Unternehmen hingegen, die ständig einer sich ändernden Strategie hinterherjagen, werden über kurz oder lang veränderungsmüde sein. Somit ist Hyperaktivität auch keine Option. Wer transformieren will, muss wissen, wohin es geht. Es braucht eine Vorstellung davon, wie die Zukunft aussehen soll (Vision) und wie man dorthin gelangt (Strategie). Sind Vision und Strategie definiert, so lässt sich die Veränderung gezielt und fokussiert angehen.
Mithalten mit der Schnelllebigkeit
Warum soll man eine Strategie entwickeln? Ist nicht das, was heute definiert wird, bereits morgen überholt? Die Veränderung geht wahrlich schnell vonstatten, aber so schnell nun auch wieder nicht, dass sich eine Strategieentwicklung nicht lohnen würde. Der Planungshorizont ist heute in den meisten Branchen kürzer angelegt, aber Vision und Strategie sind nach wie vor wichtig für eine erfolgreiche Transformation. Unklare und unkoordinierte Transformationsversuche enden oft damit, dass niemand mehr an das Gelingen glaubt und somit auch keine Energie mehr reingesteckt wird – was bleibt übrig? Schall und Rauch. Machen Sie es besser. Um Mitarbeiter für eine Veränderung gewinnen zu können, müssen das Ziel, der Nutzen und der Weg dorthin klar und realistisch sein. Das lässt Begeisterung und Motivation für ein Vorhaben aufkommen. Was als Funke startet, geht in Feuer und Flamme über.
Die Dimension Zeit
Erfolgreiche Transformationen geschehen nicht über Nacht. Ausgangspunkt ist eine gut funktionierende, eingespielte Organisation mit entsprechend effizienten Abläufen. Mit dem Start des Veränderungsprozesses wird dieses System destabilisiert, weil es nun eine «alte» und eine «neue» Welt gibt, die zeitweise parallel laufen. Beide Welten brauchen Ressourcen. Sobald es nur noch die «neue» Welt gibt, kann sich das System wieder stabilisieren. Die Organisationselemente fangen an, sich aufeinander abzustimmen, und die Abläufe werden immer effizienter. Diese Phase der Stabilisierung ist enorm wichtig und braucht ihre Zeit. Wird in dieser Periode ein neuer Transformationsprozess im gleichen Umfeld gestartet, dann sehen sich die Unternehmen mit ständig wechselnden Anforderungen konfrontiert, was die Dauer solcher Veränderungsprozesse wesentlich verlängert.
Die Bedeutung der Quick Wins
Man mag es kaum mehr hören – allzu oft wird von «Quick Wins» und «Low Hanging Fruits» gesprochen. Gemeint sind mit geringem Aufwand schnell realisierbare Resultate, die als erste Erfolge verbucht werden können. So abgedroschen diese Begriffe klingen, sind die ersten Erfolge nicht zu unterschätzen. Wer kann sich über längere Zeit für ein Vorhaben motivieren, das keine erfolgreichen Resultate hervorbringt? Die ersten Erfolge, und mögen sie auch klein sein, tragen wesentlich zur Akzeptanz des Vorhabens bei und fördern die Überzeugung, dass die Veränderung erfolgreich umgesetzt werden kann.
Die Rolle des Managements
Dass eine Transformation vom obersten Management initiiert, unterstützt und vorgelebt werden muss, scheint Allgemeinwissen zu sein. Wie sieht die Realität aus? Bei Weitem nicht so rosig. Es ist kein Geheimnis, dass viele Transformationen wegen fehlender Unterstützung des Managements scheitern. Doch welche Unterstützung ist denn eigentlich gefragt? Es ist eins, die Vision und die Strategie zu entwerfen, ein anderes ist es, diese auch umzusetzen. Das bedeutet, zeitnahe Entscheidungen im Sinne der Strategie zu treffen. Entscheidungen, die nicht immer nur positiv im Unternehmen ankommen. Sobald sie dann gefällt sind, ist das Management zuallererst aufgefordert, sich strikt daran zu halten und es allen anderen vorzuleben. Des Weiteren gehört dazu, Prioritäten zu setzen bezüglich der Fragen, was wann umgesetzt wird und was nicht umgesetzt wird. An diesen Prioritäten werden die vorhandenen Ressourcen ausgerichtet und im Falle einer Repriorisierung umverteilt. Dabei nicht zu vergessen ist das Freischaufeln vom Tagesgeschäft, weil sich, wer ständig davon eingeholt wird, nicht gezielt auf eine Transformation konzentrieren kann. Am wichtigsten jedoch ist eine positive Einstellung des Managements – wenn es nicht daran glaubt, wer dann?
Die Angst vor dem Scheitern
Es gibt keine Veränderung ohne Risiko. Oft werden Veränderungsvorhaben nicht gestartet, weil die Angst vor einem Misserfolg zu gross ist. Dann wartet man lieber ab, was die Konkurrenz macht, und geht damit das noch grössere Risiko ein, zu spät mit der eigenen Transformation zu beginnen. Es besteht immer die Möglichkeit, dass sich gewisse Rahmenbedingungen wie z. B. Gesetze, Wettbewerber etc. während der Transformation verändern. Was dazu führen kann, dass man die Prioritäten anders setzen oder sogar die Strategie anpassen muss. Das alles ist aber noch kein Beinbruch, weil Annahmen und Entscheidungen immer auf der Basis der zu diesem Zeitpunkt vorhandenen Informationen getroffen werden. Entscheidungen sind nicht in Stein gemeisselt und müssen revidiert werden, sobald sich die Begebenheiten oder Informationen ändern oder sobald festgestellt wird, dass der eingeschlagene Weg nicht zum Ziel führt.
Dranbleiben, dranbleiben, dranbleiben
Was sich so einfach liest, braucht sehr viel Disziplin und Energie. Ständig dranbleiben bedeutet, sich immer auf dem Laufenden zu halten über neue Entwicklungen im Markt und in der Forschung. Das heisst, sich gezielt vom Tagesgeschäft loszueisen und sich strategische Gedanken zu machen. Zudem Leute aus verschiedenen Branchen zu treffen und sich auszutauschen. Warum nicht erst dann etwas machen, wenn man muss? Das ist eine berechtigte Frage, die eine Gegenfrage hervorruft: Woher weiss man, dass es so weit ist? In vielen Branchen sind die Anzeichen für Veränderungen zu Beginn kaum wahrnehmbar. Man weiss zu diesem Zeitpunkt noch nicht, ob es sich nur um einen Hype handelt oder tatsächlich um einen ernst zu nehmenden Trend. Wenn die Veränderung dann offensichtlich wird, ist es zum Reagieren oft zu spät, weil Transformation ihre Zeit braucht. Ein Unternehmen, dass sich fortwährend mit den Entwicklungen um sich herum beschäftigt und sich dementsprechend verändert, ist bereits flexibler in der Denkart und den Strukturen. Genau diese organisatorische und kognitive Flexibilität schafft Wettbewerbsvorteile, weil alle zum Weiterkommen und zum Erfolg beitragen.
Fazit
Transformationen in Unternehmen sind wichtig, um mit den sich ändernden Kundenanforderungen Schritt halten zu können. Was in den letzten 20 Jahren erfolgreich war, muss nicht auch die nächsten 20 Jahre erfolgreich sein. Gelingt es, flexible Organisationsstrukturen aufzubauen, die sich kontinuierlich mit den Entwicklungen im Markt beschäftigen, so entstehen die besten Bedingungen, um Wettbewerbsvorteile zu schaffen. Um Transformationen erfolgreich umsetzen zu können, braucht es eine Vision und eine Strategie. Sobald klar ist, wohin die Reise gehen soll, kann die Veränderung gezielt und fokussiert angegangen werden. Erste schnell realisierbare Erfolge erhöhen die Akzeptanz für die Veränderung und den Glauben an die Machbarkeit. Mit der richtigen Managementunterstützung erhält das Vorhaben den nötigen Rückenwind und der Transformation sollte nichts mehr im Wege stehen.